La era de la digitalización es una realidad y ha llegado para quedarse. En este sentido, son muchas las empresas que se están decantando por llevar a cabo un proceso de digitalización que afecta a diferentes actividades empresariales, tal es el caso de la facturación.
En el mercado existen multitud de herramientas que permiten la digitalización de facturas en las empresas, convirtiendo estos documentos en documentos digitales con validez legal que podrán validarse de forma inteligente.
¿Por qué es tan importante la digitalización de facturas en las empresas? Sus ventajas
La digitalización de facturas y otros documentos es una parte fundamental de la gestión documental en las empresas modernas. Este proceso tiene multitud de ventajas para las entidades que se habrán de tener muy en cuenta. Si quieres saber más sobre el proceso de digitalización de facturas, ver el sitio web.
Las ventajas de la digitalización de las facturas son las siguientes:
- Reducción del espacio de almacenamiento: los documentos en papel ocupan un espacio físico, ya que estos necesitan ser almacenados. Así pues, la digitalización permite que se genere menos papel en una empresa, lo que reduce el espacio de almacenamiento, ya que no es necesario guardar este tipo de documentos en un lugar. Esto es porque las facturas digitales se conservan en la nube, lo que también supone un ahorro notable de papel.
- Búsqueda de documentos más rápida y sencilla: la búsqueda de documentos físicos conlleva una inversión importante de tiempo y, además, suele ser una tarea complicada, sobre todo si no se dispone de un sistema de archivo eficaz. Sin embargo, gracias a la digitalización de las facturas el proceso de búsqueda es mucho más sencillo, ya que bastará con escribir alguna palabra clave para encontrar el documento que se necesita. Además, como la digitalización permite descargar las facturas cada vez que es necesario, no hay riesgo de que alguna se extravíe.
- Aumento de la productividad: el equipo financiero de la empresa aumenta su productividad gracias a la digitalización de las facturas, ya que estas son más accesibles y su procesamiento es más rápido y sencillo.
¿Cómo se lleva a cabo la digitalización de las facturas en las empresas?
Para llevar a cabo el proceso de digitalización es preciso que la empresa cuenta con un software homologado por la Agencia Tributaria. En el mercado se encuentran numerosas empresas que ofrecen este servicio y que convierten el proceso de digitalización en algo sencillo y rápido.
En cualquier caso, las facturas digitalizadas deberán cumplir con una serie de requisitos. Son los siguientes:
- El proceso de digitalización deberá llevarse a cabo por el propio empresario o por una empresa que se dedique a prestar el servicio de digitalización.
- La factura digital deberá ser una imagen fiel e íntegra de la factura.
- La factura digital deberá estar firmada con firma electrónica y cumplir con la normativa vigente.
- Se deberá conservar un registro de las facturas digitalizadas.
Sin duda, la digitalización de las facturas de las empresas es un proceso que cuenta con numerosas ventajas, tanto para las empresas como para el medio ambiente. Además, es parte de la modernización de las organizaciones empresariales.
